Factuur maken (zzp): checklist met de 11 verplichte gegevens

Moet je als zzp’er altijd een factuur maken?

Nee. Volgens de Belastingdienst maak je een factuur voor alles wat je levert aan andere ondernemers, en ook aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen. Verkoop je aan particulieren, dan ben je meestal niet verplicht om een factuur te sturen. De uitzonderingen gelden voor een paar specifieke situaties, zoals groothandels in levensmiddelen en de verkoop van nieuwe vervoermiddelen naar een ander EU-land.

Doe je mee met de KOR, dan hoef je ook aan zakelijke klanten geen factuur te sturen. Daarover verderop meer. Stuur je particulieren toch een factuur, dan is dat netjes en handig voor je eigen administratie. Een vaste opzet scheelt je dan elke keer werk.

Factuur maken (zzp): de checklist met 11 gegevens

Dit zijn de gegevens die volgens de factuureisen van de Belastingdienst altijd op je factuur staan als je verplicht bent te factureren. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken. Ondernemersplein schrijft bijvoorbeeld dat je klant geen recht op aftrek heeft als je facturen niet goed genummerd zijn.

Wat zet je er verder op?

Niet verplicht, wel handig: je rekeningnummer of een betaallink, en de datum waarop de klant moet betalen. KVK raadt aan om die betaaldatum duidelijk te vermelden en ook vooraf al in je offerte en algemene voorwaarden af te spreken. Zo is het bedrag op de factuur geen verrassing.

Wanneer gelden er andere regels?

De checklist hierboven is de standaard. In een paar situaties zet je minder of juist iets anders op je factuur:

• Je doet mee met de KOR Je bent niet verplicht om een factuur te sturen. Doe je het toch, dan zet je er geen btw op en vermeld je dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling.
• Het bedrag is maximaal € 100 inclusief btw Dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop staan in elk geval de factuurdatum, je naam en adres, wat je hebt geleverd en de btw, of de gegevens waarmee je die kunt berekenen. Dat mag ook bij een factuur die een eerdere factuur wijzigt, met een verwijzing naar het origineel.
• De btw is verlegd Bij een verleggingsregeling betaalt je klant de btw in plaats van jij. Je rekent dan geen btw, maar zet ‘btw verlegd’ en het btw-id van je klant op de factuur.
• Je klant zit in een ander EU-land Dan komen er extra factuureisen bij. Een vereenvoudigde factuur mag dan in een aantal gevallen niet. Kijk voor je situatie bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.

Wanneer stuur je de factuur en wanneer moet je klant betalen?

Je stuurt je factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Rond je een klus af op 5 augustus, dan moet je factuur uiterlijk 15 september de deur uit zijn. Sneller mag altijd. KVK wijst erop dat de kans dat een klant vergeet te betalen groter wordt naarmate je langer wacht.

Voor de betaaltermijn tussen bedrijven gelden wettelijke regels. Heb je niets afgesproken, dan is de termijn 30 dagen. Je mag maximaal 60 dagen afspreken, en langer alleen als dat voor geen van beide partijen nadelig is. Grote bedrijven moeten binnen 30 dagen betalen aan zzp’ers en het mkb. Voor particulieren is er geen wettelijke termijn: die bepaal je zelf, zolang hij redelijk is.

Hoe lang bewaar je je facturen?

Je facturen horen bij je administratie, en die bewaar je zeven jaar. Facturen over onroerende goederen, zoals grond en gebouwen, bewaar je tien jaar. Dat geldt ook voor de facturen die je zelf verstuurt: houd van elke verzonden factuur een kopie, op papier of digitaal. Bonnetjes en papieren facturen mag je scannen en digitaal bewaren, zolang de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is.

Op een factuur staan persoonsgegevens, dus ook de privacywet AVG telt mee. Volgens Ondernemersplein bewaar je die gegevens niet langer dan nodig. Wil je ze langer bewaren dan de verplichte zeven of tien jaar, dan heb je daar een goede reden voor nodig.

Pdf of e-factuur?

Je mag zelf kiezen. Een pdf die je per mail stuurt, heet een digitale factuur. Een e-factuur gaat van jouw systeem rechtstreeks naar dat van je klant, en daar moet je klant mee akkoord gaan. Voor allebei gelden dezelfde eisen als voor een papieren factuur. Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur verplicht en is een pdf niet genoeg. Op Ondernemersplein staat ook een aangekondigde wetswijziging: een verplichte e-factuur bij transacties tussen ondernemers, met 1 juli 2030 als ingangsdatum.

Je bedrijfsgegevens horen trouwens niet alleen op je factuur. Volgens Ondernemersplein vermeld je je handelsnaam en KVK-nummer op al je bedrijfscorrespondentie, en wie diensten via internet levert, zet ook het KVK-nummer en btw-id op de website. Zie de regels voor bedrijfscorrespondentie. Laat je een nieuwe site maken, neem ze dan meteen op in de voettekst. Wat zo’n site kost, lees je in wat een website laten maken kost.

Facturen maken zonder tikwerk

Maak je elke maand dezelfde soort facturen, dan loont een vast sjabloon met doorlopende nummering al snel. Een stap verder is dat facturen voor vaste klanten vanzelf de deur uitgaan, met een herinnering als er niet betaald wordt. Dat is een van de dingen die we bij automatisering bouwen, gekoppeld aan het boekhoudpakket dat je al gebruikt.

Verstuur je facturen vanaf een e-mailadres op je eigen domeinnaam, dan ziet je klant meteen van wie de mail komt. Hoe domeinnaam, mail en hosting samenhangen, lees je in wat hosting is en welke je nodig hebt.